FICHIER VILLE / SUIVI DU PROTOCOLE

L’actuel fichier des personnalités, dont la Direction de la Citoyenneté est actuellement gestionnaire, ne répond plus aux besoins : pas de publipostage ni e-mailing, critères horizontaux et verticaux indigestes, traitement des doublons manuels, pas de moteur de recherche (sauf sur le nom de famille), requêtes insuffisantes et peu fiables.

 

Il est source de nombreuses erreurs : envois multiples à la même personne, ou pas d’envoi du tout, envoi de courriers à des personnes décédées…

 

Le traitement des retours de courriers révèle des causes récurrentes qui pourraient et devraient êtres évitées : adresse erronée voire incomplète, personne inconnue à l’adresse (a quitté la société depuis de nombreuses années, a déménagé…), nom de la société non indiquée, ou décès de la personne. La gestion du fichier est actuellement chronophage, coûteux et inefficient.

 

Les services, incités à mettre le fichier à jour une fois par an à l’occasion de la réception des vœux du maire, n’ont jamais vraiment réussi à se l’approprier et ont développé des fichiers parallèles, sources d’erreurs. En effet, un changement d’adresse communiquée à la direction de la Citoyenneté et modifié sur le fichier actuel n’est pas repris par les autres services, et inversement, la Direction de la Citoyenneté n’a pas connaissance de tous les changements.

 

Ce manque de centralisation a des conséquences sur nos relations avec les usagers qui ont l’impression de ne pas être entendus et leurs courriers non traités, et est source de mécontentement voire de colère. Cela crée également une frustration chez les collègues qui ont l’impression de faire un travail sans fin, incorrect voire bâclé.

 

Les données sont pourtant utilisées régulièrement par tous les services, tout au long de l’année et nous gagnerions à travailler sur un fichier commun.

 

A cet effet, le Conseil municipal a validé le changement de logiciel et des crédits ont été attribués. Martine MARCHAND-PROCHASSON, directrice du service, l’a évoqué avec vous lors d’une réunion de directeurs en juin dernier.

 

Nous vous sollicitons donc aujourd’hui, directeurs de services, responsables d’équipement et agents référents du fichier actuel, pour recueillir votre avis, vos besoins spécifiques afin d’établir un cahier des charges pour l’acquisition d’un logiciel adapté.

 

Nous vous invitons, à répondre au questionnaire ci-dessous avant le 05 décembre 2016.